Copia básica del contrato de trabajo: qué incluye y qué excluye
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La copia básica del contrato de trabajo es un documento que permite a la representación legal de los trabajadores comprobar el cumplimiento de las reglas laborales. Se diferencia de una copia íntegra del contrato: debe excluir datos personales protegidos. Su regulación principal está en el art. 8.4 del Estatuto de los Trabajadores.
Qué contratos requieren copia básica
El empresario debe entregar copia básica de los contratos que deban formalizarse por escrito, con la excepción prevista para la relación laboral especial de alta dirección, de la que existe un deber de notificación. Hay que comprobar también modificaciones y comunicaciones reguladas por la normativa de empleo.
Qué datos deben incluirse y cuáles no
| Puede ser necesario para comprobar el contrato | Debe excluirse de la copia básica |
|---|---|
| Modalidad contractual y fecha de inicio | Número de DNI o NIE |
| Duración y jornada pactadas | Domicilio particular |
| Puesto, grupo profesional y retribución pactada | Estado civil |
| Centro de trabajo y cláusulas laborales pertinentes | Otros datos que afecten a la intimidad personal |
El objeto es comprobar la legalidad laboral, no elaborar un expediente personal para terceros. No debe incluirse por defecto el DNI del trabajador, como indican algunas guías antiguas. También conviene evitar información bancaria, médica, familiar u otros datos excesivos.
A quién se entrega y en qué plazo
Se entrega a los representantes legales de los trabajadores en un plazo no superior a diez días desde la formalización. Estos firman a efectos de acreditar la entrega. Posteriormente se remite a la oficina de empleo. Cuando no haya representación legal, también debe formalizarse la copia básica y remitirse a la oficina de empleo en los términos aplicables.
Copia básica frente a contrato individual
El trabajador conserva sus derechos respecto del contrato que suscribe y la información sobre sus condiciones. La copia básica es otro documento, dirigido al control representativo y administrativo. No puede sustituirse por enviar indiscriminadamente a todos los delegados una copia escaneada con datos personales completos.
Ejemplo de ficha para copia básica
| Campo | Ejemplo ilustrativo |
|---|---|
| Tipo | Contrato indefinido a tiempo completo |
| Fecha de comienzo | 01/11/2026 |
| Jornada | 40 horas semanales, según convenio y normativa |
| Grupo profesional | Administrativo, según clasificación aplicable |
| Retribución | Según importe pactado y convenio |
| Identificadores sensibles | Omitidos en la copia básica |
Errores habituales de las empresas
- Enviar la copia íntegra con DNI, dirección y otros datos privados.
- No entregar nada por no existir comité de empresa.
- Confundir copia básica con la comunicación del contrato al servicio público de empleo.
- Superar el plazo de diez días sin revisar la obligación.
- Omitir condiciones laborales esenciales que impiden comprobar su legalidad.
Fuente oficial
Estatuto de los Trabajadores, art. 8.4 · Marco general del ejercicio profesional, cuando intervienen asesores externos
Plantilla informativa; la copia básica real debe adaptarse a la modalidad contractual y al procedimiento de comunicación vigente.
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