Protección de datos laborales: derechos y obligaciones
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La protección de datos en las relaciones laborales afecta a candidaturas, expedientes de personal, nóminas, control horario, prevención de riesgos y finalización de contratos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) dispone de una guía oficial que ayuda a diferenciar tratamientos necesarios de prácticas desproporcionadas.
¿Qué datos puede tratar la empresa?
En principio, los adecuados y necesarios para una finalidad legítima. Por ejemplo, la identidad y datos bancarios pueden resultar necesarios para contratar y pagar la nómina, mientras que exigir diagnósticos médicos completos para justificar cualquier ausencia puede vulnerar el principio de minimización.
| Tratamiento | Comprobación jurídica |
|---|---|
| Datos de nómina | Ejecución del contrato y obligaciones legales; informar del tratamiento. |
| Currículos | Finalidad de selección, plazo de conservación y acceso limitado. |
| Videovigilancia | Finalidad legítima, información, proporcionalidad y límites legales. |
| Datos de salud | Categoría especial; confidencialidad y base jurídica reforzada. |
| Biometría | Análisis estricto de necesidad y proporcionalidad; no implantar por comodidad. |
¿Hace falta consentimiento del trabajador?
No siempre. El artículo 6 RGPD permite otras bases, como ejecutar el contrato o cumplir una obligación legal. Además, por el desequilibrio propio de la relación laboral, el consentimiento puede no ser libre en determinadas circunstancias. Pedir una firma genérica no legitima cualquier vigilancia ni el almacenamiento indefinido de información.
Derechos digitales en el trabajo
La Ley Orgánica 3/2018 incorpora garantías sobre intimidad en dispositivos digitales, uso de videovigilancia y geolocalización, y desconexión digital. Las políticas internas deben comunicar las reglas de uso y respetar derechos fundamentales y convenios, no convertir los equipos de trabajo en espacios de vigilancia ilimitada.
Lista de control para empresas y trabajadores
- Inventariar qué datos se recogen y para qué se utilizan.
- Identificar una base jurídica específica, sin fórmulas genéricas.
- Entregar información clara a los empleados.
- Restringir accesos y fijar plazos de conservación.
- Evaluar riesgos de cámaras, geolocalización o biometría antes de desplegarlos.
- Habilitar vías para ejercer acceso, rectificación y otros derechos.
Como ejemplo de tratamiento de información de la plantilla, consulta la guía de evaluación 360º y protección de datos.
Ejemplo frecuente: justificantes médicos
Ante una ausencia, la empresa necesita saber si está debidamente justificada y cómo organizar la prestación de servicios. Eso no significa que deba recibir la historia clínica completa. La documentación exigible depende de la normativa laboral y de la finalidad concreta.
Fuentes oficiales
Guía de la AEPD sobre protección de datos laborales · LO 3/2018 · RGPD.
La licitud de cada tratamiento depende de finalidad, necesidad y contexto.
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